중소기업 사장님을 위한 회계부정방지 체크포인트 7가지- 금융감독원

1. 자금 담당자와 회계 담당자는 반드시 분리하세요

□ (업무분장 현황) 중소기업 A사는 인건비 절감을 위하여 자금, 회계, 인사 및 총무를 담당하는 팀을 2명(팀장 포함)으로 운영하면서 1명(甲, 팀장)이 자금 및 회계업무를 담당하고, 나머지 1명(팀원)이 인사 및 총무업무를 담당
◦ 또한, 재무담당임원을 별도로 두지 않고 영업담당임원이 재무(회계)업무를 겸직하도록 하였음
➡ 자금 및 회계업무를 혼자 담당하던 甲이 거액의 현금을 횡령하였음에도 경영진은 甲을 전적으로 신뢰한 결과 이를 전혀 인지하지 못하였음

□ (내부통제 취약점) 자금담당자와 회계담당자의 분리, 거래의 실행과 기록의 분리 등 적절한 업무분장을 통하여 내부통제를 보다 철저히 하였어야 함에도
◦ 자금과 회계, 거래의 실행과 기록 등을 동일한 1명의 직원이 오랜 기간 혼자 담당하도록 하였고,
◦ 영업담당임원이 회계업무를 겸직하도록 한 결과, 영업담당임원이 甲에게 전적으로 의존하게 되어 甲이 조작한 서류에 서명만 하는 상태가 지속됨

2. 현금과 통장잔고는 사전 예고 없이 불시에 점검하세요

□ (현금실사 및 통장잔고 확인현황) A사 경영진은 최근 몇 년간 현금실사 및 통장잔고 확인을 전혀 하지 않았고, 외부감사인의 현금실사도 사전협의 후, 연 1회 이루어졌음
➡ A사는 인력부족 등을 이유로 업무분장, 순환보직 등이 이루어지지 않았을 뿐만 아니라, 현금에 대한 관리와 통제절차가 전혀 없었음

□ (내부통제 취약점) 현금은 회사의 모든 활동에 관여되는 자산으로 유동성이 매우 높아 횡령 위험에 항상 노출되어 있으므로 철저한 관리가 필요하나,
◦ 사전 예고된 현금실사만으로는 담당자에게 자료를 조작할 수 있는 충분한 시간을 제공할 수 있어 횡령이나 회계부정을 발견하기 어려울 수 있음

3. 휴면계좌 등 사용하지 않는 계좌는 즉시 해지하세요

□ (계좌관리 현황) A사는 ◇개 은행에서 총 OO개의 보통예금계좌를 개설하여 사용 중이며,
◦ 일부 계좌는 매출채권 회수, 구매자금 집행, 경비 지급 등 구체적인 사용목적에 맞게 이용되고 있으나 나머지 계좌는 사용하지 않고 있음에도 계속 보유
➡ A사직원 甲은 휴면계좌를 이용하여 회사자금을 횡령하였고, 수표발행 및 은행간 계좌이체 등을 통하여 횡령사실을 은폐해 옴

□ (내부통제 취약점) 횡령직원 甲은 거래처별로 매출채권 회수계좌를 다르게 사용하면서 한 계좌에서 구매대금, 일반자금 등의 거래를 혼용하여 집행함으로써 다른 직원들이 매출채권 회수 사실을 쉽게 파악하지 못하게 하였고
◦ 외부감사를 받을 때에는 횡령사실을 은폐하기 위하여 하나의 매출채권 회수계좌에서 수표 출금 후 동 수표를 다른 휴면계좌에 입금하고, 수표 실물을 보유한 것처럼 감사인을 속여 현금을 이중으로 장부에 반영

4. 현금을 출금할 때는 관리자의 승인절차를 갖추세요

□ (현금출금 실무현황) 계좌이체 또는 창구 출금시 아무런 통제나 승인장치없이 담당자가 자유롭게 계좌이체 또는 창구 출금이 가능

□ (내부통제 취약점) 직원에 의한 회계부정 발생기업 대부분이 현금의 출금(계좌이체 또는 창구출금)에 대하여 직원에게 많은 권한을 위임
◦ 경영진에게는 매입채무를 상환하는 것으로 승인을 받았고 은행계좌의 적요란에도 매입채무를 상환한 것으로 기재하였으나,
◦ 계좌이체 또는 창구출금에 대한 통제장치가 없어 횡령직원의 개인계좌로 쉽게 송금이 가능

5. 통장,법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관하세요

□ (중요 물품 보관 현황) C사는 증권계좌에 자회사 유가증권을 장기간 보유하고 있었고, 총무부 직원 乙은 15년간 증권계좌 유가증권, 출금카드, 비밀번호 등을 혼자서 관리함
◦ 乙은 보관 중인 출금카드, 계좌 비밀번호 등을 이용하여 유가증권을 임의로 매각하여 매각대금을 개인 용도로 사용

□ (내부통제 취약점) 총무부 직원 乙이 15년 동안 유가증권 관련 업무를 수행하면서 유가증권과 출금카드 등 중요 물품을 혼자 관리하도록 하였고,
◦ C사는 이에 대한 적절한 통제활동을 실시하지 않아 유가증권 임의매각을 통한 직원 횡령이 가능하였음

6. 같은 업무를 너무 오래하지 않도록 업무를 자주 바꿔주세요

□ (업무분장 현황) A사 횡령직원 甲은 입사 후 약 20년간 회계업무를 계속담당하였고, 최근 8년간은 자금업무도 동시에 담당
◦ 甲은 오랜 기간 동안 같은 업무를 혼자 수행하면서 회사의 내부통제상 취약점을 가장 잘 알게 되었고, 재무를 전담하는 임원도 없는 상태
➡ 甲은 회사자금을 장기간 횡령하고, 가공의 현금을 계상하거나 매입채무 누락 등의 방법으로 장기간 임직원들을 속일 수 있었음

□ (내부통제 취약점) 甲이 오랜기간 같은 업무를 혼자 수행하면서 동 분야에 대하여 가장 잘 아는 직원이 되었고,
◦ 회사내에서 甲을 견제하거나 관리·감독할 지위에 있는 사람이 없었으며, 경영진 역시 甲을 전적으로 신뢰하여 별도의 통제활동을 하지 않았음

7.외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검하는 기회로 삼으세요

□ (외부감사 현황) A사는「주식회사의 외부감사에 대한 법률」에 따른 외부감사대상으로 15년간 B회계법인으로부터 외부감사를 받고 있음
◦ A사는 비용 절감을 위하여 최저 감사보수 금액을 제안한 B회계법인과 감사계약을 체결함
➡ B회계법인은 직원이 횡령한 기간(6년) 동안 매년 회계감사를 실시하였으나, 현금실사, 은행조회서 및 채권채무조회서 확인 등의 절차를 소홀히 하여 횡령사실을 발견하지 못하였음

□ (내부통제 취약점) A사는 외부감사의 필요성이 없다고 보아 가장 낮은 보수를 제시한 회계법인을 선임하고, 경영진도 외부감사에 대하여 관심을 전혀 가지지 않았음
◦ 외부감사인이 요청한 자료에 대해서도 횡령한 직원이 조작하여 만든 허위자료를 제출하도록 방치하였고,
◦ 외부감사인도 15년간 계속 감사를 수행하면서 형식적인 감사절차만 수행하였음

(출처 : 금융감독원,2018.11.2일 보도자료,[금융꿀팁 200선 - 101번 ]
중소기업 사장님을 위한 회계부정방지 체크포인트 7가지.pdf